Monipuolinen menneisyys mahdollistaa mielenkiintoisen nykyisyyden

Maaliskuussa 2020 Suomi pysähtyi – ja niin teki myös tapahtumabusiness. Messuja, markkinoita ja konsertteja peruttiin tai siirrettiin eteenpäin. Seminaarit siirtyivät verkkoon. Henkilöstöä lomautettiin ja yrittäjät ovat suurien haasteiden edessä. Mitä sektorista on jäljellä kun poikkeustila lopulta päättyy? Samaa kysymystä mietitään monella muullakin alalla, joten samassa veneessä ollaan kaikki.

Koko Suomi pysähtyi

maaliskuun 18., 2020

Suomi on tapahtumien maa. Varsinkin kesäaikaan suuria ja pieniä tapahtumia on koko ajan. Tapahtumajärjestäjiä on myös lukuisia, eikä kaikkiin päde samat tulevaisuuden näkymät.

Messukeskuksilla ja muilla kiinteissä tapahtumatiloissa operoivilla haasteena ovat taloutta rasittavat tilavuokrat, kun tulotaso on käytännössä nolla. Vaikka henkilöstökulut saataisiin minimiin (lomautukset), ei ilman vuokranantajan vastaantuloa ole vahvasta kassastakaan pitkään iloa. Koko tapahtuma-alan kannalta riskinä on se, että olosuhteiden normalisoituessa saattaa kiusaus nostaa vuokratasoja olla suuri, varsinkin kun alkuvaiheessa kysyntä on varmasti suurempaa kaikkien keväältä siirrettyjen tapahtumien etsiessä sopivaa ajankohtaa. Toivotaan tapahtumien tulevaisuuden kannalta kuitenkin malttia – monen tapahtuman kustannusrakenne ei kestä merkittäviä kustannuskorotuksia. Pahimmillaan suuret vuokrankorotukset merkitsevät tapahtumien vähenemistä ja sillä on ajan myötä negatiivisia vaikutuksia myös tilojen vuokraajille.

Toista laitaa tapahtuma-alalla edustavat ”kylätapahtumat”, joita tuotetaan usein harrastepohjaisesti. Nämä saattavat hyvinkin selvitä välivuodesta, koska tapahtuman peruuntuessa (riittävän aikaisin) kiinteitä kuluja ei ehdi muodostua. Perinteinen alueellinen tapahtuma todennäköisesti selviää välivuodesta ilman, että se unohdetaan. Välivuoden jälkeen markkinoinnissa ehkä joutuu tekemään hieman enemmän, mutta ei mitään kohtuutonta.

Haastavassa tilanteessa ovat ne tapahtumat, jotka ovat juuri tänä vuonna murroksessa – erityisesti perinteiset tapahtumat, joissa on menossa muutoksia. Uusillakin tapahtumilla on haasteita, erityisesti niillä, jotka on ”kloonattu” olemassa olevista tapahtumista. Ne, jotka ovat miettineet konseptia laajemmin ja huomioineet tapahtumien muutospaineet, saattavat selvitä tilanteesta paremmin, mikäli pystyvät tarjoamaan asiakkaille jotain uutta.

Tapahtumat, jotka ovat siirtyneet verkkoon tässä poikkeustilanteessa, voivat huomata haastavaksi palata takaisin ”live-tilaan” myöhemmin. Jos tapahtuma on alun perinkin ollut sellainen, että se voidaan yhtä helposti toteuttaa etänä, herää helposti kysymys: ”Miksi tämä edes piti yrittää järjestää fyysisesti?”

Suurin riski tälle vuodelle voi kuitenkin muhia tapahtumien alihankintaketjussa. Osastorakentajat, av-teknikot ja muut tuiki tarpeelliset messujen ja tapahtumien tekijät ovat pk-yrityksiä. Tulotason pudotessa nollaan, käydään monessa yrityksessä todellista henkiinjäämiskamppailua. Ja vaikka suurin osa yrityksistä selviäisikin näiden poikkeusolojen yli, tulee syksyllä olemaan haastavaa saada riittävästi tekijöitä kaikkiin tapahtumiin jos kaikki kevään tapahtumat siirtyvät syksyllä toteutettavaksi.

Koko alaa huolestuttava kysymys on: ”Miten kävijät reagoivat?” Sikainfluenssan jälkeen oli nähtävillä pientä varovaisuutta tapahtumiin osallistumisessa. Tämä saattaa näkyä kuluttajatapahtumissa ja suurissa konserteissa, joihin odotetaan kymmeniä tuhansia kävijöitä. Ammattitapahtumat, joiden kävijämäärät ovat muutamia tuhansia, saattavat selvitä pienemmällä kävijäkadolla. Ne tulevat ainakin hyötymään siitä, että ”turistit” saattavat jäädä pois, jolloin kävijäprofiili on näytteilleasettajien kannalta entistäkin parempi. Tässä vaiheessa onkin hyvä jokaisen tapahtuman tarkistaa budjettinsa ainakin pääsylipputulojen osalta.

Ihmisten kohtaaminen

Tapahtumien ydin, jota ei voi virtualisoida

Totaalista alan kuolemaa tuskin tästä(kään) tilanteesta seuraa. Ihmisillä on vahva yhteisöllisyyden vietti ja halu tavata muita. Ei tori- ja markkinaperinnekään loppunut esimerkiksi espanjantautiin tai ruttoon. Jotkin käyttäytymisnormit saattavat muuttua ja tapahtumajärjestäjille saattaa tulla muutama lisävastuu, mutta tapahtumat jatkavat elämäänsä. Sillä tapahtumien ydin on siinä, mitä ei voida virtualisoida: ihmisten kohtaamisessa.

Categories: Tapahtumat